Mondelinge zittingen, een begrip uit het verleden?

Zittingen worden door het Europees Octrooibureau gevoerd wanneer de octrooigemachtigde daarom heeft gevraagd. Hierna zal met name worden ingegaan op zittingen bij de verleningsafdeling van het Europees Octrooibureau.

Stroefheid troef
Wanneer bijvoorbeeld een verleningsprocedure “stroef” loopt, dan heeft het zin om het dossier mondeling te bespreken met een medewerker (Examiner) van het Europees Octrooibureau. De eerdere schriftelijke rondes hebben de Examiner echter niet kunnen overtuigen. De Examiner stelt dan een zittingsdatum vast en geeft de octrooigemachtigde nog een mogelijkheid om schriftelijk nieuwe stukken in te dienen. Soms zorgen die stukken ervoor dat de bezwaren van de Examiner compleet van tafel gaan en dan is de zitting niet meer nodig. Het dossier is dus “schriftelijk” afgehandeld. Maar veelal loopt het toch uit op die mondelinge behandeling van het dossier, de daadwerkelijke zitting.

Wie heeft de sleutel van de break-out rooms?
In zo’n zitting zal de octrooigemachtigde de Examiner er van moeten overtuigen dat er sprake is van een echte uitvinding. Het spreekt voor zich dat het mondeling toelichten van een dossier voordelen heeft boven de eerdere schriftelijke rondes. Tijdens het gesprek met de Examiner wordt het voor beide partijen duidelijk waar de schoen wringt, met name waar de Examiner naar op zoek is. Het is dan ook een echte dialoog tussen de partijen en beide partijen willen een resultaat behalen. Met die insteek zit de Examiner ook in de wedstrijd en dat maakt de discussie over het dossier ook makkelijk. Een voordeel is ook dat de cliënt bij de mondelinge behandeling fysiek aanwezig kan zijn en, daar waar nodig, de vinding kan toelichten en eventueel kan tonen. De Examiner kan meteen reageren op de argumenten en een inhoudelijke discussie is het resultaat. Bij een zitting moeten de non-verbale aspecten niet uit het oog worden verloren. De gezichtsuitdrukkingen van de Examiner en zijn reacties maken meteen duidelijk of de argumenten goed aankomen en ook worden begrepen. Indien nodig kan het betoog worden herhaald en op bepaalde punten worden verduidelijkt. Bij een mondelinge behandeling via videoconference gaan die belangrijke aspecten verloren. Een ander nadeel van videoconference is dat de Examiner en zijn collega’s veelal niet in dezelfde ruimte zitten waardoor onderling overleg via zogenaamde break-out rooms moet plaatsvinden. Dat maakt het onderlinge overleg onnodig lastig. Ook kan de Examiner niet even snel met zijn collega’s documenten uitwisselen maar moet dat via het scherm gebeuren. In de octrooiwereld wordt met veel documenten gewerkt waar vaak handmatig aantekeningen en verwijzingen zijn aangebracht en dat soort papieren notities worden sneller begrepen dan het delen van “cleane” documenten via het scherm. Ook zullen de Examiner en zijn collega’s steeds via het scherm voor elkaar zichtbaar zijn waardoor het “losse” overleg is uitgebannen. In lastige en complexe zaken is dat losse overleg met de van notities en aantekeningen voorziene papieren documenten een groot goed, zeker wanneer er iemand moet worden overtuigd die een andere mening is toegedaan.
 
Een echte win-win situatie
Voor de jonge octrooigemachtigden is de tendens van zittingen via videoconference geen goede ontwikkeling. Het opstellen van een pleitnota en het vervolgens toelichten daarvan tijdens de zitting is een cruciaal onderdeel van de werkzaamheden van de gemachtigden. Dat zal ook bij videoconference niet verdwijnen. Maar het daadwerkelijk spreken in het openbaar met overtuiging en het direct kunnen inhaken op de reactie van de Examiner is iets wat bij videoconference niet of nauwelijks aan de orde komt. Het voeren van fysieke zittingen is niet te onderschatten en draagt zeker bij aan de professionele ontwikkeling van de octrooigemachtigde. In fysieke zittingen is het eenvoudiger om stellingen en argumenten meer kracht bij te zetten dan in een videoconference. De voldoening van “alles er uit halen” is dan ook bij fysieke zittingen veel groter dan bij videoconference. De Examiner zal ook moeten onderkennen dat de discussies en het behaalde eindresultaat bij fysieke zittingen van hogere kwaliteit zijn dan bij videoconference. Dus voor beide partijen, zowel de Examiner als de octrooigemachtigde, is er sprake van een win-win situatie.

Echter, de algemene verwachting is dat het voeren van videoconference een “blijvertje” zal zijn, hetgeen is te betreuren. We zijn tenslotte allemaal mensen en hebben behoefte aan fysiek contact. Hoewel Facetime en Whatsapp op grote schaal zijn ingeburgerd, gaat er toch niets boven een bezoek aan je oma of opa om te vertellen wat je allemaal hebt meegemaakt?

Heb je naar aanleiding van dit artikel vragen? Neem dan gerust contact met mij op!